Slim automatiseren scheelt zorgen en bespaart kosten

In de dagelijkse hectiek van een onderneming doen we er alles aan om onze doelstellingen te realiseren. Steeds meer ondernemers en organisaties ervaren daarbij welke nieuwe technologische ‘oplossingen’ daadwerkelijk bijdragen aan verbeterde productiviteit en kostenbesparingen.
De technologie waarmee we in principe altijd, overal en via ieder met het internet verbonden apparaat, informatie toegankelijk kunnen maken, bestaande documenten kunnen raadplegen en wijzigen en gegevens digitaal kunnen uitwisselen is nu beschikbaar. Maar alleen door slim automatiseren, kan er controle op bedrijfsprocessen en bedrijfsinformatie worden verkregen en de voordelen worden benut die geboden worden door deze technologische ontwikkelingen.
In ruim 93 jaar als Nederlands grootste merkonafhankelijke leverancier van Managed Print Services en kantoorautomatisering heeft Veenman ervaren, dat de inrichting van informatiestromen specialistische kennis en ervaring vereist. Documentstromen in organisaties zijn essentieel voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Beschikbaarheid van informatie en systemen vormen daarin belangrijke onderdelen. “Organisaties zijn zeer gericht op hun kerntaken”, aldus Hans van Dam, Marketing Manager bij Veenman. “En dat is goed ook. Laat gezondheidsinstellingen zich vooral richten op de patiënt en advocaten op de juridische adviezen aan hun cliënten. De ondersteunende diensten kunnen goed worden uitgevoerd door gespecialiseerde derden zoals met name Veenman.”
Door moderne technologieën is het tegenwoordig goed mogelijk om afdruk- en scanapparatuur via een beveiligde dataconnectie permanent op afstand te monitoren en beheren. Van Dam: “Gespecialiseerde servicemedewerkers houden met behulp van geavanceerde management tools zicht op de technische conditie van machines, de status van verbruiksmaterialen en karakteristieken met betrekking tot het gebruik. Door proactief, preventief onderhoud worden storingen en daarmee stilstand voorkomen. De levering van verbruiksartikelen geschiedt volgens een gestroomlijnd logistiek proces en tellerstanden worden automatisch geregistreerd.”
Via dit ‘Managed Print Services’ (MPS) concept kunnen organisaties zich volgens Van Dam vooral richten op hun kerntaken. “De management informatie die vanuit MPS beschikbaar is, geeft bedrijven de juiste tools om controle te houden over de staat en prestaties van het printerpark. Bovendien zullen uit de analyse van de gebruiksstatistieken, kostenbesparende en efficiencyverbeterende adviezen worden geven voor een verdere optimalisatie van systemen en processen. Kijk kritisch of de mogelijkheden van bijvoorbeeld bestaande afdruk en scanapparatuur wel optimaal worden benut. Kies waar mogelijk voor merkonafhankelijke oplossingen om hardware te koppelen aan bedrijfssoftware. Besteed het technische en logistieke beheer van machines zoveel mogelijk uit. Kies voor samenwerking met een partner die een breed pakket aan producten en diensten aanbiedt.”