Telefoon van de zaak? Lees dan wel eerst even hoe het zit

Als ondernemer ben je regelmatig aan de telefoon met klanten, leveranciers of collega’s. Dan is een zakelijke telefoon geen overbodige luxe. Maar hoe werkt dat nou fiscaal? Wanneer zijn de kosten aftrekbaar, hoe zit het met btw en moet zo’n toestel eigenlijk op naam van je bedrijf staan?

Wat valt er onder een telefoon van de zaak?

Een zakelijke telefoon is eigenlijk alles wat je nodig hebt om goed bereikbaar te zijn voor je werk. Dat kan een smartphone zijn die je zelf gebruikt, maar ook een die je beschikbaar stelt aan je personeel. In beide gevallen blijft het toestel eigendom van de onderneming. Je hoeft trouwens niet per se voor een standaard model te kiezen. Voor wie vaak onderweg is en snel wil schakelen, kan het bijvoorbeeld een iPhone 16 zakelijk kopen slim zijn. Niet alleen vanwege de technische prestaties, maar ook omdat je zo’n investering kunt aftrekken van je winst én de btw kunt terugvragen.

Wanneer zijn de kosten fiscaal aftrekbaar?

De kosten voor een zakelijke telefoon zijn meestal gewoon aftrekbaar. Dat geldt voor het toestel zelf, maar ook voor het abonnement, belminuten, data en andere gebruikskosten. Let er wel op dat het abonnement op naam van je bedrijf staat. Staat het op naam van een werknemer, dan mag je niet zomaar de btw terugvorderen. En werk je vanuit huis? Dan is een vaste lijn op je privé adres niet aftrekbaar, behalve als je een tweede lijn hebt die écht voor je onderneming bedoeld is.

Waarom kiezen voor een zakelijk abonnement?

Met een zakelijk abonnement houd je privé en zakelijk netjes gescheiden. Dat is wel zo overzichtelijk voor je boekhouding. Je ziet direct wat je verbruikt, en de kosten staan meestal exclusief btw op de factuur. Heb je personeel dat veel belt? Dan loont het zeker om ook voor hen zakelijke abonnementen af te sluiten. Het is fiscaal voordelig en administratief een stuk overzichtelijker.

Wat als je zakelijk belt met je privételefoon? 

Dat kan ook, zeker als je een eenmanszaak hebt. In dat geval trek je het deel van de kosten af die je zakelijk gebruikt. Je moet dan wel redelijk kunnen onderbouwen hoeveel dat ongeveer is. Gebruik je één abonnement voor zowel werk als privé? Dan verdeel je de kosten naar verhouding in je boekhouding.

Is een zakelijk abonnement verplicht voor zzp’ers?

Nee, dat is een veelgehoord misverstand. Als zzp’er ben jij als persoon de onderneming, dus het abonnement mag gewoon op je eigen naam staan. Je kunt dan alsnog de zakelijke kosten aftrekken. Nadeel is wel dat je zelf moet bijhouden hoeveel procent van het gebruik zakelijk is, en dat levert soms wat extra boekhoudwerk op.

Hoe zit het met personeel en telefoons?

Als je je mensen een telefoon geeft voor hun werk, dan is het eigenlijk heel simpel: zolang ze die telefoon echt nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, mag jij ‘m als baas gewoon betalen zonder dat de Belastingdienst moeilijk doet over privégebruik. Het is dan niet eens nodig om bij te houden hoeveel ze privé bellen, als maar duidelijk is dat die telefoon onmisbaar is voor hun taken.

Ook tablets en laptops vallen hieronder

Hetzelfde geldt voor laptops, tablets en andere mobiele apparatuur. Zolang jij als werkgever kunt aantonen dat iemand het nodig heeft om z’n werk te doen, zijn de kosten aftrekbaar. Het privégebruik is dan niet relevant, zolang het zakelijk belang maar voorop staat.