Archief opslag OASIS Group (Foto: aangeleverd)
Archief opslag OASIS Group (Foto: aangeleverd)

OASIS Group: Innovaties in archief- en informatiebeheer

Bedrijfsprofiel

OASIS Group biedt al sinds 1999 veilige en betaalbare oplossingen voor archief- en informatiebeheer. Vanaf 1999 tot nu is er veel veranderd. Continue ontwikkeling op het gebied van digitaliseren maakt steeds klant specifiekere service mogelijk. De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling en optimalisering van de dienstverlening van OASIS. “Innovaties zoals robot gestuurde procesautomatisering (RPA), Machine Learning (ML) en AI integraties, maken het mogelijk grote hoeveelheden ongestructureerde data te structureren en deze voor onze klanten te laten werken. Hierdoor kunnen bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd, die veel betere en meer complete informatie opleveren. Als je een stap verder gaat, kan het zijn dat de informatie je antwoorden geeft op vragen waarvan je niet wist dat je ze moest stellen”, aldus Duncan Kuipers, Managing Director van OASIS.

Door wet- en regelgeving zijn ondernemers verplicht bepaalde gegevens te bewaren. Het opslaan van deze data kost ruimte, tijd en geld. Daarnaast is eigen archiefopslag voor veel ondernemers een uitdaging op het gebied van beveiliging, beheersbaarheid en controle. OASIS neemt ondernemingen deze zorg uit handen. Voor een grote hoeveelheid bedrijven, uit een brede variatie aan sectoren, verzorgt OASIS archief- en informatiebeheer.

Dienstverlening op maat

“Elke klant heeft andere wensen en behoeften. Dat heeft te maken met intern beleid en visie van een organisatie en resulteert bij ons in dienstverlening op maat voor elke klant”, aldus Kuipers. Deze verschillen zijn zichtbaar in zowel fysieke als digitale services. “Verschillen binnen fysiek beheer zijn bijvoorbeeld de metadata die wij in ons systeem verwerken. Neem personeelsdossiers als voorbeeld; voor sommige bedrijven staat het personeel met naam in ons systeem, voor andere bedrijven met een personeelsnummer en voor weer andere bedrijven met enkel een nummer dat gekoppeld is aan een personeelsnummer.”

Scan on Demand

Een van de digitale services van OASIS is Scan on Demand; het digitaliseren van één specifiek dossier wanneer de klant daarom vraagt. Met Scan on Demand wordt de toegankelijkheid van documenten vergroot. Wil je als klant het dossier fysiek inzien dan vereist dat een aantal handelingen die tijd kosten; het dossier wordt uit het archief gehaald, per koerier naar de klant gebracht en later weer opgehaald waarna het veilig in het archief wordt opgeborgen, terwijl het fysiek inzien van een document vaak helemaal niet noodzakelijk is. Een digitale kopie volstaat in veel gevallen. Bij Scan on Demand verloopt dat proces anders en sneller. Het dossier wordt uit het archief gehaald, gedigitaliseerd en beschikbaar gemaakt in een veilige digitale omgeving van waaruit de klant het document voortaan kan inzien en indien gewenst kan bewerken. Het originele dossier blijft veilig bewaard of kan desgewenst vertrouwelijk worden vernietigd.

Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)

Naast fysiek archiefbeheer en Scan on Demand heeft OASIS een uitgebreid aanbod van diensten, gericht op het beheersbaar maken van grote hoeveelheden (ongestructureerde) data.
“Innovatieve oplossingen bieden, na het digitaliseren van een archief, een ongekende bron van informatie en kunnen helpen bij het verbeteren en automatiseren van bedrijfsprocessen. Deze technologieën kunnen worden ingezet om repetitieve taken te automatiseren, processen te stroomlijnen en besluitvorming te verbeteren”, aldus Kuipers. De organisatie zorgt met behulp van ervaring en de inzet van techniek voor een steeds betere output voor klanten van OASIS en maakt het mogelijk grote hoeveelheden data steeds specifieker te sorteren, structureren en interpreteren.

Arbeidsparticipatie

Behalve op technologisch vlak zet OASIS ook op sociaal maatschappelijk vlak de sterkste krachten in voor het werk dat gedaan moet worden. “Wij werken al meer dan tien jaar met sociale werkvoorzieningen. Van daaruit voeren mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkzaamheden voor ons uit. Deze mensen hebben speciale vaardigheden en talenten die waardevol zijn voor ons bedrijf”. Bij OASIS ontdekten ze al jaren geleden hoeveel voldoening er kan worden gehaald uit samenwerking met sociale werkplaatsen of re-integratiebedrijven. “Bovendien kan het werken met deze mensen leiden tot een meer inclusieve en diverse werkomgeving, wat vaak leidt tot een hogere werktevredenheid en een betere prestatie. Wat ons betreft, een win-win situatie.”

OASIS Group
Koningsbeltweg 21
1329 AB Almere

www.oasisgroup.nl
info@oasisgroup.com

Duncan Kuipers, managing director OASIS Group (Foto: aangeleverd)
Logo OASIS